1.2.10. Konferencja uzgodnieniowa

Organ wnioskujący może zorganizować konferencję uzgodnieniową, jeżeli uzna że jej przeprowadzenie przyczyni się do właściwego prowadzenia procesu uzgodnień lub opiniowania, zwłaszcza w przypadku, gdy do projektu założeń zostały zgłoszone liczne uwagi. Zauważenia jednak wymaga, iż organ wnioskujący nawet w przypadku licznych uwag nie ma obowiązku zorganizowania konferencji uzgodnieniowej. Kwestia ta pozostawiona jest do swobodnej oceny organu wnioskującego (autora projektu). Niemniej jednak, w przypadku gdy do projektu założeń zgłoszono liczne uwagi, jako działanie rekomendowane należy uznać przeprowadzenie konferencji uzgodnieniowej. Przekazanie bowiem takiego projektu do rozpatrzenia przez Komitet Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji albo Stały Komitet Rady Ministrów może przykładowo skutkować zwróceniem projektu przez Przewodniczącego Komitetu z zaleceniem zorganizowania konferencji uzgodnieniowej.

1. Podmioty biorące udział w konferencji uzgodnieniowej

Do udziału w konferencji organ wnioskujący zaprasza przedstawicieli podmiotów, które zgłosiły uwagi w ramach procesu uzgodnień lub opiniowania, tj. przedstawicieli członków Rady Ministrów, Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, Prezesa Rządowego Centrum Legislacji oraz przedstawicieli organów administracji rządowej lub innych organów i instytucji państwowych, którym projekt został przedstawiony do zaopiniowania. Jeżeli projekt założeń został przedstawiony, w celu zaopiniowania, również innym podmiotom niż organy i instytucje pań- stwowe (np. organizacje pracodawców, związki zawodowe) i podmioty te zgłosiły uwagi do projektu, wówczas organ wnioskujący zaprasza na konferencję uzgodnieniową również przedstawicieli tych podmiotów.

Zaproszeni przedstawiciele podmiotów, które zgłosiły uwagi w ramach procesu uzgodnień oraz zaproszeni przedstawiciele organów administracji rządowej, którzy zgłosili uwagi w ramach procesu opiniowania są obowiązani wziąć udział w jej posiedzeniu, gdyż brak uczestnictwa może zostać uznany przez organ wnioskujący jako odstąpienie od uwag, które zostały zgłoszone w ramach uzgodnień i opiniowania. Zgłoszenie osób do udziału w konferencji uzgodnieniowej traktowane jest na równi z upoważnieniem danej osoby do przedstawienia wiążącego stanowiska podmiotu zgłaszającego uwagi do projektu założeń, w tym w szczególności do uzgodnienia treści tego projektu w całości. Osoby zgłoszone do udziału w konferencji potwierdzają swoją obecność na posiedzeniu podpisując się na liście obecności przygotowanej przez organ wnioskujący.

Wyjątek:
Jeżeli organ wnioskujący uzna, że przyczyni się to do właściwego prowadzenia konsultacji publicznych, może do udziału w konferencji uzgodnieniowej zaprosić również przedstawicieli podmiotów przedstawiających stanowisko w ramach procesu konsultacji publicznych (§ 47 pkt 1 Regulaminu). Należy jednak pamiętać, że zorganizowanie jednej konferencji (tzw. konferencji wspólnej) dla większej liczby podmiotów może mieć znaczący wpływ na przebieg prac legislacyjnych. Dlatego też przed podjęciem decyzji o ewentualnym zorganizowaniu konferencji wspólnej należy kierować się oceną efektywności jej prac. Zatem możliwym rozwiązaniem jest zorganizowanie oddzielnej konferencji dla podmiotów, które zgłosiły uwagi w ramach uzgodnień lub opiniowania, oraz oddzielnej konferencji dla podmiotów, które zgłosiły uwagi w ramach konsultacji publicznych.

2. Organizacja konferencji uzgodnieniowej

Zapraszając do uczestnictwa w konferencji uzgodnieniowej organ wnioskujący, nie później niż na 7 dni przed dniem tej konferencji, przedstawia zestawienie zgłoszonych uwag zawierające jego stanowisko wobec uwag, w którym wskazuje co najmniej na ich uwzględnienie, nieuwzględnienie (wraz z uzasadnieniem takiego stanowiska) albo na konieczność wyjaśnienia. W zaproszeniu należy też wskazać miejsce i termin odbycia konferencji, a także formę zgłoszeń przedstawicieli podmiotów chcących wziąć w niej udział. 
Powyższe zestawienie organ wnioskujący przedstawia przy piśmie albo za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. zestawienie to zamieszcza w RPL, a w piśmie zapraszającym na konferencję jedynie informuje o miejscu jego zamieszczenia). Konferencji uzgodnieniowej przewodniczy przedstawiciel organu wnioskującego.

Wyjątek:
Organ wnioskujący może zwrócić się do Prezesa Rady Ministrów, za pośrednictwem Szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów, o przeprowadzenie konferencji uzgodnieniowej przez Kancelarię Prezesa Rady Ministrów. Konferencji przewodniczy wówczas członek Rady Ministrów wyznaczony przez Prezesa Rady Ministrów, Szef Kancelarii Prezesa Rady Ministrów albo sekretarz lub podsekretarz stanu w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów (§ 46 ust. 2 Regulaminu).